§1 Wprowadzenie
1. Tsuru Japan Festival 2023 (dalej zwany “Konwentem”) organizowany jest przez firmę Bora Bogusław Rakowski. Regulamin ten określa zasady udziału i obowiązki Helperów na Konwencie. Przyjmując funkcję Helpera, zgadzasz się przestrzegać niniejszego regulaminu oraz wszelkich instrukcji i decyzji Organizatora.
Ostatnia aktualizacja regulaminu: 04.10.2023r.
§2 Zgłoszenia
2.1 Osoby chętne do pełnienia funkcji Helpera podczas Konwentu zobowiązani są do dnia 22.10.2023r. przesłać formularz zgłoszeniowy dostępny na stronie wydarzenia.
2.2 Przesłanie zgłoszenia nie gwarantuje automatycznego przyjęcia. Wybór Helperów jest dokonywany przez Organizatorów na podstawie określonych kryteriów (takich jak np. dyspozycyjność, doświadczenie i umiejętności).
2.3 Do dnia 31.10.2023r. Organizatorzy zobowiązują się do przesłania informacji z decyzją o przyjęciu lub odrzuceniu zgłoszenia.
2.4 Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do odrzucenia zgłoszeń bez podawania przyczyny.
§3 Warunki Uczestnictwa
3.1 Osoby ubiegające się o pełnienie funkcji Helpera muszą najpóźniej w dniu wydarzenia mieć ukończone 16 lat.
3.2 Osoby ubiegające się o pełnienie funkcji Helpera zobowiązane są do zakupu wejściówki na konwent w dowolnej turze. Kwota ta zostanie zwrócona po zakończeniu konwentu osobom przyjętym do pełnienia tej funkcji, które wywiążą się z przydzielonych im obowiązków.
3.3 W przypadku odrzucenia zgłoszenia, zakupiony bilet uprawnia do korzystania z konwentu jako uczestnik. Można również zrezygnować z biletu i poprosić o zwrot pieniędzy za niego nie później niż do końca dnia 17.11.2023r.
§4 Zobowiązania Helperów
4.1 Helperzy zobowiązują się do pełnienia przydzielonych dyżurów oraz wykonywania poleceń Organizatorów.
4.2 Helperzy zobowiązują się do przestrzegania harmonogramu dyżurów oraz bycia dyspozycyjnymi poza oficjalnymi godzinami dyżurów w wyjątkowych sytuacjach.
4.3 Helperzy zobowiązują się do kulturalnego zachowania wobec uczestników Konwentu oraz do służenia im pomocą w razie potrzeby.
4.4 Helperzy zobowiązani są do natychmiastowego poinformowania Organizatorów o swoim lub cudzym złym stanie zdrowia jak i w przypadku zaobserwowania jakiegokolwiek wypadku na terenie Konwentu.
4.5 Helperzy zobowiązani są do natychmiastowego poinformowania Organizatorów o wszelakich zauważonych na Konwencie incydentach dotyczących zniszczenie mienia oraz o sytuacjach lub osobach zagrażających bezpieczeństwu uczestników.
4.5 Helperzy zobowiązani są do noszenia dostarczonej im koszulki funkcyjnej z napisem “HELPER”.
§5 Przywileje Helperów
Helperom przysługuje:
– zwrot kosztów wejściówki po zakończeniu konwentu i wywiązaniu się z przydzielonych obowiązków,
– wyżywienie,
– pakiet gadżetów,
– koszulka Helpera,
– sleeproom dedykowany tylko dla Helperów (z dostępem do czajnika),
– dostęp do prysznica,
– dopasowanie w miarę możliwości dyżurów tak by mogli skorzystać z możliwie jak największej ilości atrakcji, które ich interesują,
– prawo do odmowy wykonania polecenia Organizatora jeśli te w jakikolwiek sposób narusza jego dobra osobiste lub jest niemożliwe do wykonania z jakiegoś powodu. W tej sytuacji temat jest konsultowany w gronie z pozostałymi Organizatorami.
§6 Obowiązki Helperów
Do obowiązków Helperów należą:
– przybycie na teren Konwentu w przeddzień Konwentu (17.11.2023r.) i zaakredytowanie się.
– stawianie się na zbiórkach informacyjnych zwołanych przez Organizatorów,
– przebywanie na terenie Konwentu przez cały czas jego trwania oraz podczas przygotowań Konwentu i sprzątaniu po jego zakończeniu,
– znajomość planu budynku, w którym odbywa się konwent (ze szczególnym naciskiem na umiejscowienie ochrony i medyków)
– stosowanie się do wszystkich podpunktów zawartych w paragrafie §4 Zobowiązania Helperów,
– odbieranie telefonów od Organizatorów w czasie trwania Konwentu (numery do osób, które mogą dzwonić zostaną uprzednio podane do informacji),
– dbanie o dobry wizerunek Konwentu i nie działanie na jego niekorzyść.
§7 Helperom zabrania się
– przekazywania identyfikatora lub/i koszulki innym osobom,– zdejmowania identyfikatora lub/i koszulki w trakcie dyżuru,
– opuszczania terenu Konwentu bez uprzedniego powiadomienia Organizatorów,
– naprawiania czegokolwiek bez uprzedniego powiadomienia Organizatorów i bez wyraźnego polecenia,
§8 Postanowienia końcowe
8.1 Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszego regulaminu bez wcześniejszego informowania Helperów. Aktualna wersja regulaminu będzie dostępna na stronie internetowej Konwentu.
8.2 Wszelkie kwestie sporne nieuregulowane w regulaminie rozstrzygane będą przez Organizatorów.
Wszelkie pytania i uwagi prosimy kierować na adres e-mail tsuru.helper@gmail.com