§1. Akredytacja na teren konwentu
1. Tsuru Japan Festival 2023 jest wydarzeniem społecznym- zamkniętym biletowanym, w którym udział mogą wziąć jedynie osoby akredytowane przez Organizatorów, w tym uczestnicy, obsługa, zabezpieczenie, osoby wyznaczone przez zarząd budynku szkolnego jak również osoby zaproszone przez Organizatorów.
2. Uczestnictwo w konwencie wymaga uiszczenia opłaty akredytacyjnej, która w całości przeznaczona jest na pokrycie kosztów organizacyjnych, a także zapoznania się z niniejszym regulaminem. Niedopełnienie tego obowiązku nie może być podstawą do ewentualnych roszczeń do Organizatorów.
3. Ze względów bezpieczeństwa budynek szkoły zostanie zamknięty w sobotę 18 listopada 2023 r. o godzinie 23:00 do godziny 7:00 w niedzielę 19 listopada 2023 r. Wejście lub wyjście z budynku będzie możliwe tylko za zgodą Organizatorów lub ochrony.
4. Wszystkie dane osobowe podane przy rezerwacji wejściówek służą tylko i wyłącznie do obsługi procesu akredytacji, w tym ewentualnych zwrotów, jak również zapewnienia bezpieczeństwa na konwencie. Są one przetwarzane zgodnie z ustawą z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.), których Organizator jest Administratorem. Po konwencie wszystkie dane zostaną skasowane.
5. Osoby niepełnoletnie winne są okazać na wejściu pisemną zgodę rodzica lub opiekuna prawnego. Dzieci do lat 10 mają wstęp wolny na konwent, wyłącznie pod opieką rodzica bądź opiekuna prawnego.
6. Każdy uczestnik po zakupie wejściówki otrzyma identyfikator oraz opaskę na rękę. Przedmioty te należy nosić w widocznym miejscu. Uczestnicy są zobligowani okazywać Identyfikator i opaskę na każde wezwanie Organizatorów lub ochrony. Brak opaski będzie skutkować natychmiastowym wydaleniem z terenu konwentu.
7. Zgubienie, zerwanie opaski lub identyfikatora należy jak najszybciej zgłosić w punkcie akredytacji lub obsłudze konwentu. Zgubienie opaski i/lub identyfikatora jest obarczone karą w wysokości 10 zł za wydanie duplikatu.
8. Należność za opłatę akredytacyjną należy wpłacić na konto bankowe, którego numer podany jest w systemie rezerwacji, w terminie do 14 dni od daty dokonania rezerwacji. Zezwala się na uiszczanie opłat w imieniu osób trzecich.
9. Opłatę akredytacyjną można wycofać jedynie w ciągu 14 dni od momentu jego opłacenia.
10. Organizatorzy mają prawo zaprzestać akredytowania nowych uczestników w czasie trwania konwentu w przypadku osiągnięcia limitu miejsc. W wypadku osiągnięcia tego limitu, Organizatorzy użyją kanałów komunikacji konwentu (np. Facebook) w celu przekazania tej informacji.
11. Konwent rozpoczyna się 18-stego listopada o godzinie 8:00 i kończy się 19-stego listopada o godzinie 14:00.
§2. Bezpieczeństwo uczestników
1. Organizatorzy zapewniają Uczestnikom zabezpieczenie konwentu w postaci ochrony, służby medycznej oraz obsługi wydarzenia. W przypadkach stwarzających zagrożenie bezpieczeństwa bądź poczucia bezpieczeństwa, prosimy o natychmiastowe zgłoszenie problemu do Organizatorów bądź też ochrony.
2. Pracownicy ochrony, za zgodą uczestnika mają prawo do rewizji rzeczy osobistych w przypadku podejrzenia wnoszenia na teren konwentu niedozwolonych przedmiotów. W przypadku nieudzielenia zgody na rewizję bagażu, Organizatorzy mają prawo wydalić uczestnika z terenu konwentu.
3. Na terenie konwentu obowiązuje całkowity zakaz palenia wyrobów tytoniowych oraz papierosów elektronicznych. Palenie dozwolone jest jedynie w specjalnie wyznaczonej strefie – poza budynkiem szkoły.
4. Na konwencie obowiązuje BEZWZGLĘDNY ZAKAZ posiadania i spożywania napojów alkoholowych, środków psychotropowych i odurzających. W przypadku niepełnoletnich uczestników będących pod wpływem wyżej wymienionych środków rodzice lub opiekunowie zostaną poinformowani o tym fakcie przez Organizatorów. W przypadku braku możliwości kontaktu z opiekunem prawnym dziecka i/lub w przypadku podejrzenia popełnienia przestępstwa udzielenia osobie nieletniej dostępu alkoholu, Organizatorzy powiadomią Policję.
5. Na teren imprezy nie wolno wnosić przedmiotów mogących stanowić zagrożenie dla zdrowia lub życia innych współuczestników, w szczególności broni białej, palnej i pneumatycznej oraz materiałów wybuchowych. Noże i inne niebezpieczne narzędzia mogą zostać zarekwirowane za pokwitowaniem, do odbioru przy wyjściu z konwentu.
Przedmioty należące do w/w kategorii i stanowiące element cosplayu mogą zostać zatwierdzone do wniesienia przez Organizatora w drodze wyjątku przy zachowaniu zasad bezpieczeństwa, w tym oznakowania przedmiotu za pomocą taśmy oraz zakazu celowania do pozostałych uczestników (wyjątek stanowią sesje zdjęciowe).
6. Organizator nie bierze odpowiedzialności za wypadki i zdarzenia skutkujące uszczerbkiem na zdrowiu poza terenem konwentu.
7. Na teren imprezy zabrania się wnoszenia zwierząt.
8. Na terenie konwentu zakazuje się zrywania plomb zabezpieczających gniazdka elektryczne, a także podłączania własnych urządzeń elektrycznych (czajników, tosterów, suszarek, ładowarek, laptopów itp. ), w miejscach do tego nieprzeznaczonych. Podłączanie urządzeń o mocy większej niż 150 W wymaga każdorazowo zgody obsługi konwentu.
9. Organizatorzy imprezy nie biorą odpowiedzialności za rzeczy pozostawione przez uczestnika BEZ OPIEKI na terenie konwentu i w czasie jego trwania.
10. Na terenie konwentu znajdować się będzie szatnia. Po skorzystaniu z niej każdy uczestnik otrzyma numerek (klucz z numerem szafki). W razie zagubienia numerka przewidziana jest kara w wysokości 50 zł. Aby odebrać swoje rzeczy z szatni należy dokonać opłaty oraz okazać dokument tożsamości.
11. Za wszelkie szkody na mieniu oraz urazy fizyczne i psychiczne odpowiedzialność (w tym finansową) ponoszą sprawcy zniszczeń lub ich opiekunowie prawni.
12. Organizatorzy nie odpowiadają za szkody moralne i zdrowotne uczestników imprezy powstałe w wyniku działań pozostałych uczestników konwentu lub osób trzecich. Uczestnicy powinni zakupić ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków we własnym zakresie przed rozpoczęciem konwentu.
§3. Kwestie wychowawcze
1. Podążając za zaleceniami Państwowej Agencji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, w celu prewencji propagacji złych wzorców wśród dzieci i młodzieży na terenie konwentu zabrania się wnoszenia i spożywania piwa bezalkoholowego, jak również spożywania napojów bezalkoholowych z naczyń od alkoholu (butelki, puszki, piersiówki).
2. Na terenie konwentu obowiązuje zakaz chodzenia w negliżu (bez koszulki bądź w samej bieliźnie), poza wyznaczonymi do tego miejscami takimi jak przebieralnie czy prysznice.
3. Zakazuje się promowania prawnie zakazanych ustrojów totalitarnych oraz prezentowania treści pornograficznych. Zakaz dotyczy również ubioru takiego jak umundurowanie historycznych formacji nazistowskich, faszystowskich, bolszewickich czy sowieckich (nie dotyczy umundurowań fikcyjnych), a także bluz i innych części garderoby z nadrukiem będącym całością lub częścią obrazu pornograficznego.
4. Wszelkie zachowania godzące w komfort i intymność pozostałych uczestników mogą być karane przez Organizatorów.
§4. Przepisy końcowe
1. Osoby nieprzestrzegające regulaminu mogą zostać upomniane, usunięte z terenu konwentu za zwrotem opłaty akredytacyjnej, usunięte z teren konwentu bez zwrotu opłaty akredytacyjnej lub usunięte z terenu konwentu bez możliwości ponownej akredytacji na tym, lub wszystkich wydarzeniach Organizatorów.
2. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do wykorzystania wizerunku uczestników, w tym zdjęć z foto studia i cosplayu w celach promocyjnych i informacyjnych, jak również do udzielenia tych praw swoim partnerom.
3. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za powielanie bądź publiczne odtwarzanie multimediów chronionymi prawami autorskimi przez uczestników wydarzenia.
5. Na terenie imprezy uczestnicy są zobowiązani do zachowania czystości i porządku
6. W przypadkach spornych bądź niewymienionych w regulaminie decydujący głos mają Organizatorzy.
7. Nieznajomość Regulaminu nie zwalnia z ponoszenia konsekwencji wynikających z jego nieprzestrzegania.
8. Organizatorzy mają prawo odwołać konwent, zmienić datę i/lub miejsce konwentu, bez wcześniejszego uprzedzenia oraz podania powodu, z przyczyn wyższych, w szczególności: ogłoszenie żałoby narodowej, choroba, niedyspozycja lub inna przyczyna uniemożliwiająca organizację konwentu. W takim przypadku uczestnikowi przysługuje zwrot opłaty akredytacyjnej.
Regulamin może ulec zmianie.