Informacje podstawowe
- Organizatorem imprezy Tsuru 2024 w Rybniku jest firma BORA Bogusław
Rakowski ze swoją siedzibą w Radlinie, nazywana dalej Organizatorem. - Zgłoszenia na Wystawcę odbywać się będą poprzez formularz zgłoszeniowy
znajdujący się: https://tsuru-fest.pl - Zgłoszenia na Wystawców będą przyjmowane w dniach od 16,09.2024 do
27.10.2024 roku. Organizator zastrzega sobie prawo do wydłużenia terminu
przyjmowania zgłoszeń. - Każdy Wystawca w momencie wysłania zgłoszenia akceptuję Regulamin
Wystawców. W trakcie trwania imprezy Tsuru 2024 każdy Wystawca będzie
zobligowany pisemnego potwierdzenia, że zapoznał się z treścią Regulaminu
Zgłaszanie stoisk
- Po wysłaniu zgłoszenia każdy z Wystawców zostanie poinformowany drogą
mailową o przyjęciu zgłoszenia przez Organizatora. Samo przyjęcie zgłoszenia nie
oznacza pozytywnego zatwierdzenia wniosku. - Informacje o pozytywnym lub negatywnym rozpatrzeniu wniosku zostaną
przesłane na wskazany we wniosku adres e-mail. Decyzja Organizatora zostanie
wydana do 4 listopada 2024 roku. - Jako, że jesteśmy uzależnieni od stołów / ławek, które udostępnia nam szkoła nie
jesteśmy w stanie zagwarantować jednego wymiaru wynajmowanych
szkolnych ławek. Ich wymiary wahają się od 150cm do 180cm długości, oraz
45cm do 80cm szerokości. Większość ławek ma typowe wymiary ławki szkolnej,
czyli około 120 lub 150cm długości i 50cm szerokości. Jeśli jednak z jakiegoś
powodu masz takie, a nie inne potrzeby wystawowe i musisz otrzymać stół co
najmniej o danej wielkości np. szerokości w cm – koniecznie powiadom nas o tym w
formularzu zgłoszeniowym.
Nie jesteśmy w stanie niczego obiecać, jednak postaramy się zrobić wtedy co w
naszej mocy, by taki stolik Ci na miejscu zapewnić. - Koszty wynajęcia jednej ławki szkolnej są następujące:
Firmy: 340 zł / 1 ławka
Stoiska handmade: 200 zł / 1 ławka
Stoiska gastronomiczne będą rozliczane indywidualne. Prosimy o kontakt drogą
mailową. - Jeżeli potrzebujesz dostęp do prądu to koniecznie musisz nas o tym
poinformować w formularzu zgłoszeniowym. Dostęp do prądu jest odpłatny i jego
koszt wynosi 50 zł. - Wejściówki dla wystawców oraz krzesła na stoisku:
Ilość darmowych wejściówek jak również i krzeseł udostępnionych wystawcom
uzależniona jest od ilości wynajętych ławek
1 – 3 ławki – 1 wejściówka / 1 krzesło
4 – 6 ławek – 2 darmowe wejściówki / 2 krzesła
7 – więcej ławek – 3 darmowe wejściówki / 3 krzesła
Istnieje możliwość dokupienia dodatkowych krzeseł i wejściówek
1 krzesło = 30 zł
1 wejściówka = 70 zł
Informacje o dodatkowych krzesłach i wejściówkach prosimy podawać w formularzu. - Minimalna ilość wynajętych ławek to 1 sztuka, natomiast maksymalna to 15 sztuk
dla firm, oraz 4 sztuki dla stoisk Handmade. W przypadku chęci wynajęcia większej
ilości ławek, należy ustalić to drogą mailową z Organizatorem. - Istnieje możliwość wystawienia faktury BEZ VAT za stoisko, po wcześniejszym
poinformowaniu Organizatora. - Opłatę za stoisko należy uiścić przelewem bankowym do 7 dni, liczonych od
dnia otrzymania faktury przez Organizatora. - Wszelkie prośby o zmianę terminu płatności za stoisko należy koniecznie
zawrzeć w ramach informacji dodatkowych do zgłoszenia. Takie szczególne
przypadki Organizator będzie rozpatrywał indywidualnie. - Wystawca ma obowiązek starannie i szczegółowo wypełnić formularz
zgłoszeniowy. Pominięcie istotnych kwestii może skutkować brakiem możliwości
zapewnienia przestrzeni wystawowej z czego Organizator będzie całkowicie
zwolniony z odpowiedzialności. - W ramach informacji dodatkowych Wystawca może zawrzeć informacje
dotyczące preferowanej przez siebie przestrzeni wystawowej (piętro, sąsiedztwo
innych wystawców itp.) - W formularzu zgłoszeniowym Wystawca jest zobowiązany do podania
prawdziwych danych osobowych osób, które będą pracowały na stoisku w czasie
trwania imprezy. - Wszystkie wnioski oraz problemy w trakcie konwentu Wystawcy będą mogli
zgłaszać do Organizatora ds. Wystawców na numer telefonu: 534 666 567. - Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy wynajmu stoiska Wystawcy bez
podawania przyczyny. - Pierwszeństwo w przyjęciu zgłaszanych stoisk mają firmy objęte współpracą
medialną, sponsorzy, jak i indywidualnie zaproszone stoiska. - Każdy Wystawca ma obowiązek przestrzegać Regulaminu Imprezy jak i
Regulaminu Wystawcy. Zachowanie niezgodne z zasadami imprezy może
skutkować wydaleniem z jej terenu. - O miejscu, w którym znajdować się będzie stoisko, decyduje Organizator i nie
podlega ono zmianie. Zabrania się także zamieniania miejscami z innymi
Wystawcami bez wcześniejszego uzgodnienia tego faktu z Organizatorem. - Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany miejsca stolików Wystawcy na
konwencie w razie, gdy zajdzie taka potrzeba organizacyjna. - Organizator może zaproponować w przypadku dużej liczby zgłoszeń przyjęcie
Wystawcy na listę rezerwową. Można też samemu wyrazić chęć bycia wpisanym na
taką listę w formularzu zgłoszeniowym lub poprzez maila
tsuru.wystawcy@gmail.com.
Wystawcy z listy rezerwowej otrzymają o potencjalnej możliwości sprzedaży na
konwencie drogą mailową w celu uzgodnienia szczegółów. - Wystawca może wystawiać towar i wyposażenie tylko w obrębie wynajętego
miejsca. - Wszelka chęć rozkładania półek, wieszaków oraz dodatkowego asortymentu
poza obrębem wynajętych ławek należy zgłosić Organizatorowi wraz z ich
wymiarami w formularzu zgłoszeniowym. Inaczej istnieje duże prawdopodobieństwo,
że na miejscu może nie być przewidziana dla nich przestrzeń i nie będzie możliwości
ich rozstawienia. - Wszystkie dodatkowe elementy stoiska takie jak regały, stelaże, standy, namioty i
innego rodzaju wyposażenie należy wymienić w formularzu dodatkowym i
poinformować o nim Organizatora ds. Wystawców. - Jeżeli Wystawca pragnie przywieźć własne stoły należy o tym poinformować
Organizację w formularzu i uzgodnić szczegóły indywidualnie drogą mailową. Jest to
konieczne do poprawnego rozmieszczenia wszystkich stoisk
Rozstawianie stoisk i sprzedaż na konwencie
- W momencie pojawienia się na terenie imprezy, wszyscy Wystawcy zobligowani
są do przejścia przez proces akredytacyjny, w którego trakcie potwierdzona zostanie
ich tożsamość. - Każdy Wystawca ma obowiązek do przedstawienia zaświadczenia o
niekaralności, który uzyskać można po złożeniu wniosku w Krajowym
Rejestrze Karnym (KRK). - Na teren konwentu Wystawcy mogą przybyć już w piątek. Konieczne jednak jest
poinformowanie o takowej chęci Organizacje w formularzu zgłoszeniowym bądź
drogą mailową. - Każdy Wystawca jest zobowiązany do podpisania protokołu
zdawczo-odbiorczego, który zostanie mu przedstawiony przez Organizatora ds.
Wystawców. - Wystawca zobowiązany jest przestrzegać przepisów BHP i PPOŻ.
- Organizator nie bierze odpowiedzialności za brak kasy fiskalnej lub status
prawny sprzedaży prowadzonej przez Wystawców na konwencie. - Wystawca zobowiązuje się do przestrzegania przepisów prawa, w szczególności
prawa dotyczącego działalności gospodarczej, artystycznej oraz praw autorskich. - Obowiązki wynikające z przepisów prawa są obowiązkami Wystawcy i
Organizator nie ponosi odpowiedzialności za ich niedopełnienie. - Organizator nie bierze odpowiedzialności za towar Wystawców pozostawiony
bez opieki lub nadesłany kurierem oraz nie pokrywa kosztów związanych z
zaginionym lub zniszczonym towarem. - Wystawca zobowiązuje się do wystawiania towaru od 10:00 do min. 21:00 w
sobotę oraz od 8:00 do 14:00 w niedzielę. Wystawcy mają obowiązek uprzątnięcia
stoiska do godziny 16:00 w niedzielę. - W nocy z soboty na niedzielę sprzedaż jest możliwa, ale nie jest wymagana.
- Chęć szybszego opuszczenia konwentu należy wcześniej zgłosić
Organizatorowi. Jeśli wyniknie taka konieczność na konwencie – należy o tym fakcie
także powiadomić. - Opuścić teren konwentu Wystawcy będą mogli dopiero po wcześniejszym
dopełnieniu wszystkich formalności. - Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za zniszczenia bądź kradzieże
mające miejsce na terenie stoisk i nie pokrywają kosztów związanych ze
skradzionym lub zaginionym towarem. - W sytuacji, gdy Organizator będzie świadkiem kradzieży, agresywnego
zachowania lub zniszczenia towaru Wystawców- zobowiązuje się on wyciągnąć
odpowiednie konsekwencje wobec osób sprawiających problemy. - Wystawcy mają obowiązek utrzymywania czystości na stoisku przez cały okres
trwania imprezy oraz pozostawienia w czystości swojego stanowiska po zakończeniu
sprzedaży. W przypadku pozostawienia po sobie śmieci, kartonów itp. Wystawca
zostanie obciążony kosztami sprzątania i utylizacji pozostawionych po sobie
przedmiotów. - Na terenie stoiska obowiązuje zakaz sprzedaży:
- alkoholu, wyrobów tytoniowych i wszelkiego rodzaju szeroko pojętych używek,
- broni palnej, replik ASG i broni białej,
- wszelkich produktów z nieautoryzowanymi grafikami,
- całkowity zakaz sprzedaży napojów energetycznych
- pirackich kopii gier, filmów i oprogramowania,
- produktów propagujących hejt, nienawiść, ustroje totalitarne oraz znaki zakazane
prawnie (swastyka, sierp, młot itp.) - słodyczy oraz przekąsek poza stoiskami wyznaczonymi, mającymi indywidualne
zezwolenie na to uzyskane od organizatorów - produktów zawierających treści przeznaczone tylko dla osób dorosłych (w tym:
ahegao, hentai itp.), - produktów szeroko uznawanych za obelżywe
- W przypadku gdy Wystawca łamie regulamin, Organizator ma prawo do
wydalenia go z terenu imprezy bez zwrotu kosztów wynajmu przestrzeni
wystawowej. - W przypadku produktów budzących kontrowersje, bądź wątpliwości – decyzja
odnośnie możliwości lub zaprzestania sprzedaży danego produktu ostatecznie
należy do Organizatora. - Wystawca zobowiązany jest do wypisania głównych towarów, które zamierza
sprzedawać w formularzu zgłoszeniowym. Nie wypisanie ich może skutkować
wyproszeniem Wystawcy z konwentu przez Organizatora lub też na polecenie
Organizatora ma on obowiązek bezwzględnego zaprzestania sprzedaży
konkretnego rodzaju przedmiotów nie wypisanych wcześniej w formularzu. - Wystawcy mają absolutny zakaz naklejania czegokolwiek na ścianach. W razie
uszkodzeń Wystawca ponosi pełną odpowiedzialność i koszty naprawy uszkodzonej
ściany. To samo tyczy się podłóg, stołów oraz wypożyczonych krzeseł. - Zakazuje się Wystawcom pozostawiania pojazdów w miejscach ograniczających
wjazd na parking lub przed samym wejściem na konwent. - Organizator nie gwarantuje miejsc parkingowych na terenie szkoły.
- Wystawcy mają obowiązek po zaparkowaniu na terenie szkoły w celu
rozpakowania towaru lub gdy zajmą miejsce parkingowe w pobliżu szkoły,
umiejscowienia za wycieraczką kartki z nazwą stoiska oraz numerem kontaktowym –
jest to ważne, ponieważ w przypadku gdy samochód trzeba będzie przestawić –
będziemy wiedzieć z kim się skontaktować. - Zabrania się Wystawcy umieszczania reklam, ogłoszeń, plakatów, ulotek itp. na
terenie całego konwentu bez uzgodnienia tego faktu z Organizatorem. - Istnieje możliwość umieszczania materiałów reklamowych i promocyjnych za
dodatkową opłatą. W tej sprawie prosimy o kontakt poprzez maila
tsuru.wystawcy@gmail.com - Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany regulaminu przed konwentem.
- Wystawców niepełnoletnich obowiązuje zgoda opiekuna prawnego.
- Jeden Wystawca może zgłosić tylko jedno stoisko. Nie ma możliwość
indywidualnego wydzielenia przestrzeni wystawowej podmiotom trzecim! - Na terenie imprezy mogą prowadzić sprzedaż tylko podmioty, które uzyskały na
to zgodę od Organizatora. - Każdy Wystawca ma obowiązek przedstawić listę pracowników na konwencie w
formularzu zgłoszeniowym albo przesłać ją drogą e-mailową najpóźniej do dnia 6
listopada 2024 roku. - Wystawca ma prawo do wycofania swojego wniosku o przyjęcie na konwent.
Może on to zrobić drogą mailową najpóźniej do dnia 20 października 2024 roku. - Wystawca ma prawo zrezygnować z udziału w imprezie i otrzymać zwrot
kosztów do dnia 6 listopada 2024 roku. Po tym dniu wszystkie zgłoszenia będą
akceptowane jednak zwrot kosztów będzie rozpatrywany indywidualnie przez
Organizatora. - Jeżeli Wystawca nie weźmie udziału w imprezie i nie zgłosi tego faktu
Organizatorowi, nie ma on prawa żądać zwrotu kosztów za wynajętą przestrzeń
wystawową. - Rezerwacja stoiska jest równoznaczna z akceptacją Regulaminu Wystawców
oraz Regulaminu Konwentu. - Nieznajomość regulaminu nie zwalnia z ponoszenia konsekwencji wynikających
z jego nieprzestrzegania. Wystawcy nieprzestrzegający regulaminu mogą zostać
dyscyplinarnie usunięci z terenu konwentu. - Wystawcy mają prawo do korzystania z kolejki uprzywilejowanej.
- W razie odwołania lub nieodbycia się imprezy Wystawcy otrzymają zwrot w ciągu
14 dni roboczych na podany przez siebie numer konta.
W przypadku przesunięcia daty wydarzenia także będzie możliwy takowy zwrot lub
pozostanie w identycznej, uzgodnionej wcześniej formie Wystawcy na nowy termin
bez zwrotu kosztów za stoisko. - Dodatkowe warunki wynajmu stoiska nieuwzględnione w regulaminie omawiane
są indywidualnie z Organizatorami. - Organizator ma prawo wyprosić Wystawcę z terenu imprezy i wymagać od
niego niezwłocznego zaprzestania sprzedaży w przypadku naruszenia lub
próby obejścia któregokolwiek z punktów regulaminu. - Wszelkie wnioski i pytania prosimy kierować w trakcie imprezy do Organizatora
ds. Wystawców.
Waluta konwentowa i rozliczenie za stoisko
- Wystawcy mają obowiązek akceptowania na swoim stoisku waluty konwentowej:
1 punkt waluty jest równowarty 1 złoty. Pod koniec konwentu wydane punkty
walutowe będą zamienione na gotówkę. - Rozliczenie za stoisko odbywać się będzie na podstawie wystawionej faktury, na
której opłacenie Wystawcy będą mieli 7 dni od terminu jej otrzymania.
Prosimy wszelkie pytania związane z Wystawcami kierować na adres:
tsuru.wystawcy@gmail.com