1. Zgłoszenia na Wystawcę odbywać się będą poprzez formularz zgłoszeniowy znajdujący się: https://tsuru-fest.pl/zgloszenia-dla-wystawcow/.
2. Zgłoszenia na Wystawców będą przyjmowane w dniach od 12.09.2023 do 18.10.2023 lub do wyczerpania miejsca.
Organizator zastrzega sobie prawo wydłużenia okresu na przyjmowanie zgłoszeń na Wystawców jeśli zajdzie taka potrzeba organizacyjna.
3. Przyjęcie samego zgłoszenia nie oznacza pozytywnego zatwierdzenia wniosku. Zgłaszający stoisko otrzyma odpowiedź mailową o przyjęciu lub odrzuceniu stoiska najpóźniej w ciągu 14 dni od daty zakończenia przyjmowania zgłoszeń tj. do dnia 01.11.2023 r. włącznie. Chyba że będzie to indywidualna sytuacja uzgodniona wcześniej drogą emailową, gdzie uczestnik dostanie bezpośrednią informację, że otrzyma wiadomość zwrotną w późniejszym terminie.
Jeżeli terminy przyjmowania zgłoszeń zostaną wydłużone przez Organizatora. Wtedy Organizator ma czas na zatwierdzenie lub odrzucenie stoisk do dwóch tygodni od nowej daty zakończenia przyjmowania zgłoszeń.
Jako, że jesteśmy uzależnieni od stołów / ławek, które udostępnia nam szkoła nie jesteśmy w stanie zagwarantować jednego wymiaru wynajmowanych szkolnych ławek. Ich wymiary wahają się od 120cm do 180cm długości, oraz 45cm do 80cm szerokości. Większość ławek ma typowe wymiary ławki szkolnej, czyli około 120 lub 150cm długości i 50cm szerokości. Jeśli jednak z jakiegoś powodu masz takie, a nie inne potrzeby wystawowe i musisz otrzymać stół co najmniej o danej wielkości np. szerokości w cm – koniecznie powiadom nas o tym w formularzu zgłoszeniowym.
Nie jesteśmy w stanie niczego obiecać, jednak postaramy się zrobić wtedy co w naszej mocy, by taki stolik Ci na miejscu zapewnić.
4. Koszty wynajęcia jednej ławki szkolnej są następujące:
🔹 350 zł dla firm,
🔹 165 zł dla rękodzieła.
Domyślnie do jednego stoiska (stoiska, nie ławki) dostawiamy jedno darmowe krzesło – w razie chęci otrzymania innej ilości krzeseł – można napisać wymaganą ich ilość w formularzu zgłoszeniowym.
Każde dodatkowe krzesło jest odpłatne i jego koszt wynosi 30 zł.
Ilość darmowych wejściówek zależy od ilości wynajętych ławek:
1 – 3 ławki – 1 wejściówka
4 – 6 ławek – 2 darmowe wejściówki
7 – więcej ławek – 3 darmowe wejściówki
Jeżeli potrzebujesz do stoiska przyłącza z prądem, jest to odpłatne – koszt 50 zł. Należy zgłosić chęć posiadania prądu wcześniej w formularzu zgłoszeniowym.
5. Minimalna ilość wynajętych ławek to 1 sztuka, natomiast maksymalna to 15 sztuk dla firm, oraz 4 sztuki dla rękodzieła. W przypadku chęci wynajęcia większej ilości należy ustalić to drogą mailową z Organizatorem.
6. Istnieje możliwość wystawienia faktury BEZ VAT za stoisko, po wcześniejszym poinformowaniu Organizatora.
7. Istnieje możliwość wynajęcia samej przestrzeni na terenie konwentu – w tej sprawie prosimy o kontakt przez maila tsuru.wystawcy@gmail.com
8. Opłatę za stoisko należy uiścić przelewem bankowym do 7 dni, liczonych od dnia wysłania maila przez Organizatorów o potwierdzeniu przyjęcia.
9. W szczególnych wypadkach, po otrzymaniu potwierdzenia drogą mailową od Organizatora, rozliczenia będzie można dokonać na samym konwencie. Jednak takie propozycje rozpatrujemy indywidualnie.
10. Wystawcy mają obowiązek akceptowania na swoim stoisku waluty konwentowej:
1 punkt waluty jest równowarty 1 złoty. Pod koniec konwentu wydane punkty walutowe będą zamienione na gotówkę. W celu odebrania należności pieniężnej prosimy o podejście do pokoju organizacji oraz zatrzymanie dowodu otrzymania takiej płatności w formie bonów. W wyjątkowych przypadkach po wcześniejszym ustaleniu tego z organizatorem będzie także możliwość otrzymania przelewu po konwencie.
11. Istnieje możliwość rozliczenia się w barterze – takie propozycje rozpatrujemy indywidualnie poprzez napisanie swojej propozycji na maila tsuru.wystawcy@gmail.com
12. Stoiska gastronomiczne (przygotowujące posiłki i napoje na miejscu) będą wyceniane indywidualnie.
13. Wystawca zobowiązany jest do starannego wypełnienia formularza zgłoszeniowego. Pominięcie ważnych informacji skutkować brakiem możliwości zapewnienia Wystawcy przestrzeni wystawowej, a nawet wyproszeniem Wystawcy z konwentu.
Ponadto w uwagach w formularzu zgłoszeniowym powinny zostać wymienione wszystkie dodatkowe uwagi takie jak: brak w sąsiedztwie jakiegoś stoiska, konkretne miejsce na konkretnym piętrze, sąsiedztwo konkretnego stoiska itp.
14. Organizator nie przyjmuje żadnych roszczeń na miejscu lub telefonicznie w sytuacji, gdy Wystawca nie zawarł klarownie jakichś istotnych informacji w formularzu zgłoszeniowym lub wpisał je błędnie. W przypadku narzucania jakichkolwiek wymagań Organizatorowi, które nie zostały zawarte w zgłoszeniu lub nie zostały potwierdzone mailowo – Organizator ma prawo nie zapewnić żadnych stolików lub przestrzeni wystawowej Wystawcy, co skutkuje brakiem możliwości sprzedaży na terenie imprezy.
W takiej sytuacji Wystawca może dostosować się do alternatywnej zaproponowanej mu opcji Organizatora na miejscu w oparciu o dostępne mu wcześniej informacje z formularza zgłoszeniowego, o ile taką alternatywę wystosuje – ponieważ w tej sytuacji Organizator nie ma takiego obowiązku – lub Wystawca musi zrezygnować z sprzedaży na konwencie.
15. W przypadku jakiejkolwiek widocznej próby manipulacji, „ugrania czegoś”, celowego przekręcania faktów, wymuszania, czy innych widocznych zachowań podchodzących pod agresję lub pasywną agresję zauważonych przez Organizację; lub stosowanych wobec Organizacji – Organizator ma prawo niezwłocznie wyprosić Wystawcę z terenu imprezy.
16. Organizator postara się spełnić wszystkie wymagania Wystawcy, które zawarł on czytelnie w formularzu zgłoszeniowym, lub też uzgodnił mailowo, jednak zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian, jeśli zajdzie taka konieczność organizacyjna/wyższego priorytetu na samej imprezie.
17. Każdy przyjęty Wystawca/osoba sprzedająca na konwencie zobowiązana/y jest do podania swoich prawdziwych danych: imienia i nazwiska.
Bez takiej uprzednio wysłanej do nas informacji nikt nie zostanie dopuszczony do sprzedaży na stoisku, bądź wejścia na teren konwentu w piątek celem przygotowania stoiska.
18. Jeśli Wystawca wyraża chęć przyjazdu w piątek, zaznaczając to w formularzu zgłoszeniowym – przed konwentem zostanie on poinformowany mailowo w jakich godzinach Wystawcy będą wpuszczani na teren konwentu. Jeśli Wystawca przyjedzie przed określoną w mailu godziną – nie zostanie on wpuszczony na teren konwentu – wejście na teren imprezy, w innych godzinach od tych podanych w mailu będzie niemożliwe. W tym samym mailu będą także rozpisane godziny możliwości wejścia na teren imprezy dla Wystawców, którzy zadeklarowali się do przyjazdu w sobotę. Ta zasada obowiązuje także ich – jeśli przyjadą oni poza wskazanymi w wiadomości godzinami – także nie zostaną wpuszczeni na teren imprezy.
19. Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy wynajmu stoiska Wystawcy bez podawania przyczyny.
20. Pierwszeństwo w przyjęciu zgłaszanych stoisk mają firmy objęte współpracą medialną, sponsorzy, jak i indywidualnie zaproszone stoiska.
21. Organizator zastrzega sobie prawo do odrzucania oraz zatwierdzania stoisk przed datą zakończenia przyjmowania zgłoszeń. Czas na zatwierdzanie oraz odrzucanie stoisk przez Organizatorów, zaczyna się z dniem rozpoczęcia przyjmowania zgłoszeń tj. 11.09.2023 r., oraz kończy 2 tygodnie po terminie zakończenia przyjmowania zgłoszeń. W tym czasie Organizatorzy mogą zaakceptować, bądź odrzucić każde stoisko bez konieczności podawania przyczyn takiej, a nie innej decyzji.
22. Kolejność nadesłania zgłoszenia nie jest wyznacznikiem akceptacji, bądź odrzucenia stoiska.
23. O miejscu, w którym znajdować się będzie stoisko, decyduje Organizator i nie podlega ono zmianie. Zabrania się także zamieniania miejscami z innymi Wystawcami bez wcześniejszego uzgodnienia tego faktu z Organizatorem.
24. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany miejsca stolików Wystawcy na konwencie w razie, gdy zajdzie taka potrzeba organizacyjna.
25. Organizator może zaproponować w przypadku dużej liczby zgłoszeń przyjęcie Wystawcy na listę rezerwową. Można też samemu wyrazić chęć bycia wpisanym na taką listę w formularzu zgłoszeniowym lub poprzez maila tsuru.wystawcy@gmail.com.
Wystawcy z listy rezerwowej otrzymają możliwość rozstawienia stoiska, jeżeli któryś z przyjętych wcześniej Wystawców zrezygnuje.
Wystawcy z listy rezerwowej zostaną poinformowani o możliwości sprzedaży na konwencie najpóźniej do dnia uzgodnionego indywidualnie mailowo. Brak otrzymania maila oznacza, że miejsce ostatecznie nie zostało zwolnione.
26. Wystawca może wystawiać towar i wyposażenie tylko w obrębie wynajętego miejsca.
27. Wszelka chęć rozkładania półek, wieszaków oraz dodatkowego asortymentu poza obrębem wynajętych ławek należy zgłosić Organizatorowi wraz z ich wymiarami w formularzu zgłoszeniowym. Inaczej istnieje duże prawdopodobieństwo, że na miejscu może nie być przewidziana dla nich przestrzeń i nie będzie możliwości ich rozstawienia.
28. W przypadku chęci zabrania ze sobą swoich własnych stołów i rozłożenia się na nich. Wystawca ma obowiązek najpierw poinformować Organizatora Wystawców mailowo o ich wymiarach i doinformowania się, czy jest możliwość rozstawienia się na nich. W przypadku zatajenia tych informacji i przywiezienia własnej przestrzeni wystawowej – bez uprzedniego skonsultowania tego mailowo i otrzymania zgody, może taki Wystawca zostać wyproszony z konwentu przez Organizatora.
29. Zakazuje się rozstawiania namiotów wykraczających wymiarami poza przestrzeń ławki, zwłaszcza na ciągach komunikacyjnych lub przestrzeni innego Wystawcy bez zgłoszenia tego faktu Organizatorowi. Organizator decyduje czy namiot będzie mógł zostać rozłożony podczas trwania imprezy po podaniu jego wymiarów w wiadomości mailowej.
30. Dodatkowe wymagania co do stoiska np. dostęp do prądu, należy zgłosić w formularzu zgłoszeniowym. W przypadku braku informacji o potrzebach Wystawcy, Organizator nie gwarantuje zapewnienia wszelkich potrzebnych dodatkowych wymagań na miejscu.
31. Organizator zapewnia Wystawcom przestrzeń do spania. Nie jest to jednak klasyczny nocleg kojarzony np. z pokojem w hotelu, a przestrzeń w budynku szkolnym – należy więc zaopatrzyć się np. w własny śpiwór.
32. Wystawca zobowiązany jest przestrzegać przepisów BHP i PPOŻ.
33. Organizator nie bierze odpowiedzialności za brak kasy fiskalnej lub status prawny sprzedaży prowadzonej przez Wystawców na konwencie.
34. Wystawca zobowiązuje się do przestrzegania przepisów prawa, w szczególności prawa dotyczącego działalności gospodarczej, artystycznej oraz praw autorskich.
35. Obowiązki wynikające z przepisów prawa są obowiązkami Wystawcy i Organizator nie ponosi odpowiedzialności za ich niedopełnienie.
36. Organizator nie bierze odpowiedzialności za towar Wystawców pozostawiony bez opieki lub nadesłany kurierem oraz nie pokrywa kosztów związanych z zaginionym lub zniszczonym towarem.
37. Wystawca zobowiązuje się do wystawiania towaru od 10:00 do min. 21:00 w sobotę oraz od 8:00 do 14:00 w niedzielę. Wystawcy mają obowiązek uprzątnięcia stoiska do godziny 16:00 w niedzielę.
38. W nocy z soboty na niedzielę sprzedaż jest możliwa, ale nie jest wymagana.
39. Chęć szybszego opuszczenia konwentu należy wcześniej zgłosić Organizatorowi. Jeśli wyniknie taka konieczność na konwencie – należy o tym fakcie także powiadomić.
Można opuścić konwent, gdy uregulowało się już opłatę za stoisko, posprzątało po sobie oraz jest już po godzinie 14:00 w niedzielę – mimo wszystko będziemy wdzięczni za taką informację ze względów organizacyjnych.
40. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za zniszczenia bądź kradzieże mające miejsce na terenie stoisk i nie pokrywają kosztów związanych ze skradzionym lub zaginionym towarem.
41. W sytuacji, gdy Organizator będzie świadkiem kradzieży, agresywnego zachowania lub niszczenia towaru Wystawców- zobowiązuje się on wyciągnąć odpowiednie konsekwencje wobec osób sprawiających problemy.
42. Helperzy nie mają obowiązku przenoszenia towaru Wystawców, zwłaszcza gdy ten jest ciężki. Jest możliwa pomoc w noszeniu towaru przez helperów, jednak nie mają oni takiego obowiązku.
43. Wystawcy mają obowiązek utrzymywania czystości na stoisku przez cały okres trwania imprezy oraz pozostawienia w czystości swojego stanowiska po zakończeniu sprzedaży. W przypadku pozostawienia po sobie śmieci, kartonów itp. Wystawca zostanie obciążony kosztami sprzątania i utylizacji pozostawionych po sobie przedmiotów.
44. Istnieje możliwość przyjazdu w piątek i wcześniejszego rozłożenia stoiska po zgłoszeniu takiej chęci.
45. Organizator nie daje gwarancji zarobku na imprezie.
46. Zabrania się używania maszynek do wypalania grafik na gadżetach ze względu na słaby stan techniczny instalacji elektrycznej w budynku szkolnym.
47. Na terenie stoiska obowiązuje zakaz sprzedaży:
🔹 alkoholu, wyrobów tytoniowych i wszelkiego rodzaju szeroko pojętych używek,
🔹 broni palnej, replik ASG i broni białej,
🔹 wszelkich produktów z nieautoryzowanymi grafikami,
🔹 napojów energetycznych, poza stoiskami wyznaczonymi, mającymi indywidualne zezwolenie na to uzyskane od organizatorów
🔹 pirackich kopii gier, filmów i oprogramowania,
🔹 produktów propagujących hejt, nienawiść, ustroje totalitarne oraz znaki zakazane prawnie (swastyka, sierp, młot itp.)
🔹 słodyczy oraz przekąsek poza stoiskami wyznaczonymi, mającymi indywidualne zezwolenie na to uzyskane od organizatorów
🔹 produktów zawierających treści przeznaczone tylko dla osób dorosłych (w tym: ahegao, hentai itp.),
🔹 produktów szeroko uznawanych za obelżywe
48. W przypadku gdy dane stoisko, wbrew regulaminowi, będzie sprzedawało na terenie imprezy produkty wymienione powyżej Organizator może wyprosić Wystawcę bez zwrotu kosztów.
49. W przypadku produktów budzących kontrowersje, bądź wątpliwości – decyzja odnośnie możliwości lub zaprzestania sprzedaży danego produktu ostatecznie należy do Organizatora.
50. Wystawca zobowiązany jest do wypisania głównych towarów, które zamierza sprzedawać w formularzu zgłoszeniowym. Nie wypisanie ich może skutkować wyproszeniem Wystawcy z konwentu przez Organizatora lub też na polecenie Organizatora ma on obowiązek bezwzględnego zaprzestania sprzedaży konkretnego rodzaju przedmiotów nie wypisanych wcześniej w formularzu.
51. Wystawcy mają absolutny zakaz naklejania czegokolwiek na ścianach. W razie uszkodzeń Wystawca ponosi pełną odpowiedzialność i koszty naprawy uszkodzonej ściany. To samo tyczy się podłóg, stołów oraz wypożyczonych krzeseł.
52. Zakazuje się Wystawcom pozostawiania pojazdów w miejscach ograniczających wjazd na parking lub przed samym wejściem na konwent.
53. Organizator nie gwarantuje miejsc parkingowych na terenie szkoły.
54. Wystawcy mają obowiązek po zaparkowaniu na terenie szkoły w celu rozpakowania towaru lub gdy zajmą miejsce parkingowe w pobliżu szkoły, umiejscowienia za wycieraczką kartki z nazwą stoiska oraz numerem kontaktowym – jest to ważne, ponieważ w przypadku gdy samochód trzeba będzie przestawić – będziemy wiedzieć z kim się skontaktować.
55. Zabrania się Wystawcy umieszczania reklam, ogłoszeń, plakatów, ulotek itp. na terenie całego konwentu bez uzgodnienia tego faktu z Organizatorem.
56. Istnieje możliwość umieszczania materiałów reklamowych i promocyjnych za dodatkową opłatą. W tej sprawie prosimy o kontakt poprzez maila tsuru.wystawcy@gmail.com
57. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany regulaminu przed konwentem – informując o tym Wystawców.
58. Wystawców niepełnoletnich obowiązuje zgoda opiekuna prawnego.
59. Jeden Wystawca może zgłosić tylko jedno stoisko.
60. Nie ma możliwości tzw. „podpinania” się pod czyjeś stoisko. Każda taka chęć musi być ustalona wcześniej mailowo z Organizatorem i jest możliwa tylko po otrzymaniu przez niego wyraźnej zgody drogą mailową.
61. Zabrania się sprzedaży na terenie konwentu bez zgłoszenia się uprzednio jako Wystawca oraz otrzymania na sprzedaż zgody. Takie działanie może skutkować wydaleniem z konwentu.
62. Stoisko zobowiązuje się do podania dokładnej listy Wystawców, zawierającej imię i nazwisko oraz uzupełnienia brakujących – wymaganych danych do dnia 04.11.2023r. włącznie. Nieprzedstawienie listy Wystawców do tego terminu oraz nieprzesłanie potrzebnych do organizacji informacji, przedstawionych przez Organizatora w formularzu zgłoszeniowym lub wysłanie go w niepełnej formie, może skutkować anulowaniem zgłoszenia stoiska bez zwrotu kosztów.
63. Poinformowanie Organizatora o zrezygnowaniu z udziału w imprezie do dnia 04.11.2023 r. nie wiąże się z żadnymi konsekwencjami i zwracana jest wtedy pełna opłata za stoisko – jeśli ta została wcześniej pobrana.
64. W przypadku rezygnacji z uczestnictwa w wydarzeniu jako Wystawca później niż 04.11.2023r. kwota wpłacona wcześniej za stoisko nie będzie zwracana.
Jednak w przypadkach losowych lub szczególnych – konsekwencje rezygnacji po dniu 04.11.2023r. – mogą być rozpatrzone przez Organizatora indywidualnie i może nie zostać pobrana za to opłata.
Dlatego bardzo prosimy o zgłoszenie takiego faktu jak najszybciej.
65. Kwota wpłacona wcześniej za stoisko nie będzie zwracana w przypadku, gdy po potwierdzeniu przyjęcia stoiska na konwent nie poinformuje się Organizatora o rezygnacji z udziału w imprezie.
66. Rezerwacja stoiska jest równoznaczna z akceptacją Regulaminu Wystawców oraz Regulaminu Konwentu.
67. Nieznajomość regulaminu nie zwalnia z ponoszenia konsekwencji wynikających z jego nieprzestrzegania. Wystawcy nieprzestrzegający regulaminu mogą zostać dyscyplinarnie usunięci z terenu konwentu.
68. Wystawcy mają prawo do korzystania z kolejki uprzywilejowanej.
69. W razie odwołania lub nieodbycia się imprezy Wystawcy otrzymają zwrot w ciągu 14 dni roboczych na podany przez siebie numer konta.
W przypadku przesunięcia daty wydarzenia także będzie możliwy takowy zwrot lub pozostanie w identycznej, uzgodnionej wcześniej formie Wystawcy na nowy termin bez zwrotu kosztów za stoisko.
70. Dodatkowe warunki wynajmu stoiska nieuwzględnione w regulaminie omawiane są indywidualnie z Organizatorami. Tyczy się to także spraw spornych czy budzących wątpliwości – w takich przypadkach Organizator decyduje jak ostatecznie rozwiążemy dany konflikt.
71. Organizator ma prawo wyprosić Wystawcę z terenu imprezy i wymagać od niego niezwłocznego zaprzestania sprzedaży w przypadku naruszenia lub próby obejścia któregokolwiek z punktów regulaminu.
72. Adres kontaktowy w sprawie stoisk: tsuru.wystawcy@gmail.com.
Prosimy wszelkie pytania związane z Wystawcami kierować właśnie na ten adres mailowy.