Regulamin helperów Tsuru Japan Festival 2024
§1 Wprowadzenie
Tsuru Japan Festival 2024 (dalej zwany “Konwentem”) organizowany jest przez firmę Bora
Bogusław Rakowski. Regulamin ten określa zasady udziału i obowiązki Helperów na
Konwencie. Przyjmując funkcję Helpera, zgadzasz się przestrzegać niniejszego regulaminu
oraz wszelkich instrukcji i decyzji Organizatora.
§2 Zgłoszenia
2.1 Osoby chętne do pełnienia funkcji Helpera podczas Konwentu zobowiązani są do dnia
18.10.2024r przesłać formularz zgłoszeniowy dostępny na stronie wydarzenia.
2.2 Organizator zastrzega sobie prawo do przedłużenia terminu zgłoszeń w razie potrzeby.
2.3 Przesłanie zgłoszenia nie gwarantuje automatycznego przyjęcia. Wybór Helperów jest
dokonywany przez Organizatorów na podstawie określonych kryteriów (takich jak np.
dyspozycyjność, doświadczenie i umiejętności).
2.4 Do końca dnia 21.10.2024 Organizatorzy zobowiązują się do przesłania maila z decyzją
o przyjęciu lub odrzuceniu zgłoszenia.
2.5 Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do odrzucenia zgłoszeń bez podawania
przyczyny.
§3 Warunki Uczestnictwa
3.1 Osoby ubiegające się o pełnienie funkcji Helpera muszą najpóźniej w dniu wydarzenia
mieć ukończone 16 lat.
3.2 Osoby ubiegające się o pełnienie funkcji Helpera zobowiązane są do wpłacenia kaucji
w postaci 100zł (słownie: sto złotych zero groszy), gotówką, na miejscu w piątek
15.11.2024r. Kwota ta zostanie zwrócona po zakończeniu konwentu osobom przyjętym do
pełnienia tej funkcji, które wywiążą się z przydzielonych im obowiązków.
3.3 Bilet na konwent zakupiony, przez osoby, których zgłoszenie zostało zaakceptowane
można zwrócić i poprosić o zwrot pieniędzy za niego nie później niż do końca dnia
15.11.2024r pod adresem tsuru.bilet@gmail.com (Zakupiony bilet na konwent nie jest
odpowiednikiem kaucji, a zwrot za niego na miejscu jest dużo bardziej skomplikowany od
zwrotu samej kaucji)
§4 Zobowiązania Helperów
4.1 Helperzy zobowiązują się do pełnienia przydzielonych dyżurów oraz wykonywania
poleceń Organizatorów.
4.2 Helperzy zobowiązują się do przestrzegania harmonogramu dyżurów oraz bycia
dyspozycyjnymi poza oficjalnymi godzinami dyżurów w wyjątkowych sytuacjach.
4.3 Helperzy zobowiązują się do kulturalnego zachowania wobec uczestników Konwentu
oraz do służenia im pomocą w razie potrzeby.
4.4 Helperzy zobowiązani są do dbania o swoje samopoczucie i odpoczynku w
przeznaczonym do tego czasie w celu uniknięcia niebezpiecznych sytuacji (np. zasłabnięć,
odwodnień, migren).
4.5 Helperzy zobowiązani są do natychmiastowego poinformowania Organizatorów o swoim
lub cudzym złym stanie zdrowia jak i w przypadku zaobserwowania jakiegokolwiek wypadku
na terenie Konwentu.
4.6 Helperzy zobowiązani są do natychmiastowego poinformowania Organizatorów o
wszelakich zauważonych na Konwencie incydentach dotyczących zniszczenie mienia oraz o
sytuacjach lub osobach zagrażających bezpieczeństwu uczestników.
4.7 Helperzy zobowiązani są do noszenia dostarczonej im koszulki funkcyjnej z napisem
“HELPER”.
4.8 Helperzy zobowiązani są do korzystania z platform stworzonych do szybkiej komunikacji
między Helperami a Organizatorami m.in. Discord, Facebook.
§5 Przywileje Helperów
5.1 Helperom przysługuje:
- zwrot kaucji wpłaconej na wejściu po zakończeniu konwentu i wywiązaniu się z
przydzielonych obowiązków, - wyżywienie,
- pakiet gadżetów,
- koszulka Helpera,
- sleeproom dedykowany tylko dla Helperów,
- dostęp do prysznica,
- dopasowanie w miarę możliwości dyżurów tak by mogli skorzystać z możliwie jak
największej ilości atrakcji, które ich interesują, - dostęp do tz “help room’u” gdzie można odpocząć, zjeść itp.
- na prośbę Helpera może zostać mu wydane zaświadczenie o wolontariacie
§6 Obowiązki Helperów
6.1 Do obowiązków Helperów należą:
- przybycie na teren Konwentu w przeddzień Konwentu (15.11.2024r.) i zaakredytowanie
się. - stawianie się na zbiórkach informacyjnych zwołanych przez Organizatorów,
- przebywanie na terenie Konwentu przez cały czas jego trwania oraz podczas
przygotowań Konwentu i sprzątaniu po jego zakończeniu (około od 17:00 15.11.2024
do 17:00 17.11.2024) - znajomość planu budynku, w którym odbywa się konwent (ze szczególnym naciskiem na
umiejscowienie ochrony i medyków) - stosowanie się do wszystkich podpunktów zawartych w paragrafie §4 Zobowiązania
Helperów, - odbieranie telefonów od Organizatorów w czasie trwania Konwentu (numery do osób, które
mogą dzwonić zostaną uprzednio podane do informacji), - dbanie o dobry wizerunek Konwentu i nie działanie na jego niekorzyść.
6.2 Każdy Helper ma obowiązek do przedstawienia zaświadczenia o
niekaralności, które uzyskać można po złożeniu wniosku w Krajowym
Rejestrze Karnym (KRK).
§7 Helperom zabrania się:
– przekazywania identyfikatora lub/i koszulki innym osobom,
– zdejmowania identyfikatora lub/i koszulki w trakcie dyżuru,
– specjalne słowo do wpisania w formularzu zgłoszeniowym helperów to bulbulator,
– opuszczania terenu Konwentu bez uprzedniego powiadomienia Organizatorów,
– naprawiania czegokolwiek bez uprzedniego powiadomienia Organizatorów i bez
wyraźnego polecenia,
-nie odpowiedniego zachowania w stosunku do innych helperów/helperek, w tym używania
w stosunku do nich niestosownych komentarzy lub dotykania bez zgody/ notorycznego
naruszania ich strefy personalnej.
§8 Postanowienia końcowe
8.1 Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszego regulaminu bez
wcześniejszego informowania Helperów. Aktualna wersja regulaminu będzie dostępna na
stronie internetowej Konwentu.
8.2 Wszelkie kwestie sporne nieuregulowane w regulaminie rozstrzygane będą przez
Organizatorów.
Wszelkie pytania i uwagi prosimy kierować na adres e-mail
tsuru.helper@gmail.com